Semaine Internationale des Archives : des enjeux majeurs pour nos sociétés et les individus

Du lundi 8 au dimanche 14 juin 2020 se tiendra la Semaine Internationale des Archives. Jouant un rôle essentiel dans notre vie et dans notre construction, le rôle des archives reste pour certains méconnu. Cet évènement est une occasion exceptionnelle de le mettre en lumière. En amont de ce dernier, nous avons eu la chance d’échanger avec Anthea Seles, la secrétaire du Conseil International des Archives, sur ce sujet passionnant.

Pourriez-vous vous présenter à nos lecteurs ?

« Je suis Anthea Seles, la secrétaire du Conseil International des Archives. J’ai rejoint l’organisation en 2017 et j’ai pris mes fonctions au début de l’année 2018. Je suis responsable du secrétariat, qui est situé à Paris.

Je suis également conseillère auprès des officiers élus, à savoir le Président (David Fricker) et les Vice-Présidents (Henri Zuber et Normand Charbonneau).

Je suis aussi en charge de l’organisation du comité exécutif, qui se réunit deux fois par an.

J’avise et promeut l’importance des archives au niveau international avec le soutien des bénévoles et des différentes branches du Conseil International des Archives. »

Qu’est-ce que le Conseil International des Archives ?

« Le Conseil international des Archives (ICA) a été créé le 9 juin 1948 par l’UNESCO. Voilà maintenant 71 ans que nous existons. Notre organisation recueille les archives du monde entier.

Nous proposons également des conférences, notamment dans le cadre de nos congrès. Le prochain, qui est intitulé « Renforcer les sociétés du savoir », a été repoussé à cause du coronavirus et aura donc lieu du 19 au 22 octobre 2021 au Centre National des Expositions d’Abu Dhabi (ADNEC). Ce type d’événement nous permet de faire du relationnel et d’échanger sur les archives et les différentes problématiques que rencontre la profession.

Nous avons également lancé trois programmes. Celui sur l’Afrique subsaharienne, qui cherche à renforcer les capacités de gestion des archives des pays, notamment numériques. Nous offrons des formations à la fois sur le terrain et en ligne. Nous avons aussi un programme « Nouveaux Professionnels », qui s’adresse aux personnes en poste depuis moins de cinq ans. Le Conseil International des Archives leur permet ainsi d’étendre leur réseau et de parfaire leurs connaissances. Nous avons également lancé en 2017 un programme de formations. Celui-ci comporte deux volets. L’un concerne la formation des archivistes, tandis que l’autre s’adresse au public. Nous proposerons d’ailleurs le 5 juin 2020 notre cours sur l’organisation des archives familiales.

Nous accordons également des subventions. En raison du changement climatique, de plus en plus d’archives connaissent des sinistres (inondations, ouragans, tremblements de terre…). Nous avons donc créé un fonds spécialement dédiés à ce type de catastrophe. Nous accordons également des aides aux pays en voie de développement, afin d’encourager la conservation des archives privées et publiques, de façon à garantir l’accès à ces dernières des chercheurs et des citoyens au fil du temps. Nous subventionnons également d’autres projets liés aux archives (artistiques…). »

Qu’est-ce que pour vous une archive ? Comment pourrait-on la définir ?

« Du point de vue formel, ce sont des documents créés et conservés par une institution. Les archives peuvent être publiques ou privées. Il est difficile de donner une définition exacte car la notion d’archive évolue au fil du temps.

On a souvent l’impression que les archives sont des documents poussiéreux entassés dans un sous-sol, mais la réalité est toute autre. Bien sûr, il existe des archives papier. Mais elles ne doivent en aucun cas être poussiéreuses, que ce soit pour des raisons de conservation ou d’accès du public. Cela ne veut pas dire que les conditions sont idéales partout dans le monde, mais c’est ce que nous essayons de mettre en place dans nos institutions.

Les archives comprennent également des documents numériques et numérisés. Les formats de ces derniers sont extrêmement variés. La nature des archives et ce que nous pouvons mettre à disposition des utilisateurs changent énormément au fur et à mesure que le temps passe.

De plus, il faut distinguer les archives courantes des archives intermédiaires et définitives. Toutes sont importantes. Les archives courantes jouent un rôle dans la transparences des instances gouvernantes et dans la prise de décision de ces dernières. Les archives intermédiaires et définitifs ont également ce rôle, mais participent également au travail de mémoire et à l’écriture de l’Histoire. Elles permettent de mieux comprendre pourquoi les choses sont arrivées, comment les recherches ont été effectuées, ainsi que l’impact de certains événements et décisions. »

En quoi consiste le travail de l’archiviste ?

« Pour moi, un archiviste est une personne en charge des archives et de leur gestion. Selon les pays et les traditions, son rôle peut commencer dès la création des futurs documents d’archives.

C’est lui qui identifie les documents qui ont une valeur pour les institutions, que ce soit à court, moyen ou long terme. Il a aussi une mission de conseils auprès des institutions quant au classement et à l’indexation des documents, y compris numériques. Il doit s’assurer qu’ils soient conservés dans de bonnes conditions pour permettre leur transfert aux archives.

Le travail de l’archiviste est très complexe. Les différents titres qui correspondent à cette mission révèle bien sa complexité.

Une fois que les documents ont bien été identifiés, vient le temps du transfert. Il faut alors vérifier qu’il n’y a pas de perte d’informations, de dossiers… Puis, il faut ensuite cataloguer les documents, les valoriser et les mettre à disposition du public.

Le travail d’un archiviste est donc assez varié et dynamique, loin de l’image que l’on peut en avoir. »

Quelles sont les missions des institutions qui abritent les archives ?    

« Elles ont le devoir de s’assurer de la bonne gestion des documents, de manière à ce que ces derniers puissent être transférés aux archives dans de bonnes conditions. Pour ce, il faut veiller à l’identification et au classement des documents, afin que l’on puisse les retrouver et les récupérer facilement.

Parfois, les institutions sont tellement prises par leurs tâches quotidiennes qu’elles oublient cette nécessité-là. C’est souvent lorsqu’elles sont confrontées à un problème qu’elles se rendent compte de l’importance d’une bonne gestion des archives. Mais lorsqu’elles prennent conscience de cela, il est parfois trop tard. Certains documents auront été perdus ou détruits, ce qui nécessite par la suite un long et fastidieux travail de recherche.

Nous savons que la pandémie de coronavirus aura un impact sur les institutions et nous craignons que s’il devait y avoir des coupures budgétaires à faire, les archivistes et bibliothécaires soient les premiers concernés. Pourtant, leur rôle est primordial pour garantir la responsabilité et la transparence des institutions, ainsi que la valorisation de la mémoire. Le passé nous permet d’apprendre des expériences précédentes. Par exemple, je suis récemment tombée sur des articles concernant la pandémie de 1918, où ils étaient déjà en train d’argumenter sur la nécessité ou non de porter des masques. Plus de cent ans se sont écoulés et nous avons encore les mêmes débats et les mêmes problématiques. Il y a sûrement des enseignements à tirer en interrogeant le passé. 

Autre exemple, au cours d’une de mes missions en Afrique, j’ai eu à traiter des archives judiciaires. Celles-ci avaient été entassées pêle-mêle dans un endroit, où elles avaient subi diverses détériorations, les rendant parfois inexploitables. Cette méconnaissance de la conservation des archives peut avoir des conséquences désastreuses sur la transparence de la justice et d’éventuels recours, d’où l’importance d’une bonne gestion des archives. »

Comment sont alimentées les archives ?

« Le versement des documents aux archives dépend des institutions et repose parfois de la bonne volonté du créateur des documents. D’un pays à l’autre, les lois peuvent être extrêmement différentes. Dans certains États, le transfert des archives repose sur la bonne volonté des Ministères. Or, si ces derniers veulent tenir secrets certaines opérations (corruption…), ils peuvent faire de la rétention d’information, ce qui crée des manques dans la chronologie des événements d’un pays.

Pour bien encadrer les choses, l’idéal est que le pays dispose d’une législation sur les archives. La sélection des documents à verser peut être faite avant ou après le transfert, toujours en consultation avec l’archiviste. Les documents jugés non pertinents sont détruits.

Comment s’organise la collecte de documents d’archive lors d’événements exceptionnels comme le coronavirus ? Comment gardez-vous une trace de cela ?

« Le Conseil International des Archives a ébauché une carte qui s’intitule « Archives et documents demeurent accessibles – Consultez la carte ! ».

Le but premier de cette initiative était de renseigner le public et les chercheurs sur les services des archives qui étaient encore accessibles durant la pandémie de coronavirus.

Plusieurs archives dans le monde (Université canadienne de Concordia à Montréal, Université du Minnesota aux États-Unis, Centre d’Archives canadien de Vaudreuil-Soulanges, Stadtarchiv de Bernstadt d’Allemagne…) ont commencé une collecte sur le coronavirus pour documenter ce moment historique du point de vue de leur communauté et de leur pays. En tout, il doit y avoir au moins 22 archives qui participent à cette opération.

Lors de grands événements, ce genre de collecte est systématiquement organisé. Par exemple, en 2018, les Archives de France, en partenariat avec la Mission du Centenaire de la Première Guerre Mondiale avaient lancé « La grande collecte », une opération nationale appelant tous les Français à témoigner de cet évènement. La principale problématique de ce type de collecte auprès du grand public réside dans l’obtention des droits de conservation et de communication des documents récoltés. »

Quelles difficultés rencontrez-vous dans l’exercice de vos missions, que ce soit au niveau de la conservation ou de la communication des fonds ? Est-ce que le numérique est un avantage ou est-ce qu’il engendre d’autres problèmes ?

« J’ai certes travaillé dans les archives papier, mais mon expertise concerne surtout les archives numériques. Le problème de ces dernières se trouve dans le volume de données à traiter et à conserver, ainsi que la qualité des métadonnées. Les métadonnées sont extrêmement importantes dans la gestion des archives numériques. Avec les documents papier, nous sommes habitués à avoir une date fixe ou plusieurs que nous pouvons expliquer. Par contre, avec les archives numériques, nous n’avons pas les mêmes certitudes à cause de certaines migrations qui ont été mal documentées, de problèmes de métadonnées…

Outre ces difficultés, se pose également la question de l’humain. Comment un archiviste peut-il traiter ne serait-ce qu’un téraoctet d’informations, ce qui représente environ 10 millions de documents, et opérer une sélection à lui tout seul ? Dans ces conditions, il est extrêmement difficile de réaliser une sélection, sans oublier que les titres des documents ne correspondent pas forcément à leur contenu, que leur organisation n’est pas toujours évidente et que les formats (sites Internet, réseaux sociaux, logiciels, algorithmes…) sous lesquels ils se trouvent sont très variés. »

Quels sont les défis auxquels vous devez répondre pour assurer la pérennité des archives et « dépoussiérer » leur image ?

« Le numérique est un des grands chantiers des archives. Nous pourrions utiliser l’intelligence artificielle pour examiner un grand nombre de données numériques. Cette possibilité, je l’ai déjà expérimenté lorsque je travaillais aux Archives Nationales de l’Angleterre. Il existe des outils pour aider les archivistes dans le traitement des documents numériques, encore faut-il savoir bien les utiliser et quelles sont les limites. Dans ce processus, il faut aussi s’interroger sur la valeur de l’humain et celle des outils. Nous devons étudier la possibilité d’intégrer la technologie dans notre travail. Le Conseil International des Archives propose à ses adhérents des cours en ligne pour mieux gérer les archives numériques. Nous devons également aussi mieux valoriser nos archives pour nos chercheurs et s’assurer qu’ils ont tous les outils à leur disposition pour effectuer leurs recherches. On observe un changement au niveau des utilisateurs des archives. Certains ne viendront jamais sur place. Ils interagiront uniquement via le site Internet et les catalogues virtuels. Il reste des améliorations à faire pour mieux structurer notre offre en ligne et la rendre plus pratique.

Le changement climatique est aussi un des grands défis auxquels doivent faire face les services d’archives (les ouragans aux Caraïbes, les inondations en Asie du Sud…). Si le numérique est une solution, tous les documents ne sont pas numérisés. Nous n’en avons pas les moyens. Par conséquent, lorsqu’une archive analogue est détruite, elle est perdue pour toujours. Le Conseil International des Archives propose des formations sur le terrain axées sur le changement climatique et la sécurisation des archives en cas de catastrophe, à la fois au moment où celle-ci arrive et après. »

Certaines archives organisent des expositions et mettent en place des outils de médiation ? Est-ce une pratique qui tend à se développer ou qui reste l’apanage des grandes institutions ?

« Tout dépend du type d’institution, des archives qu’elle abrite et des moyens qu’elle a à disposition. En général, les grandes institutions, comme les Archives Nationales (États-Unis, Royaume-Uni, France…), font effectivement de la médiation culturelle. Certaines petites institutions proposent également des expositions. Quand je travaillais aux archives du Diocèse de Vancouver, j’avais à disposition une petite salle pour exposer. Par contre, dans des lieux où l’hygrométrie et la température ne sont pas stables, nous ne pouvons exposer des documents originaux. Tout est une question de moyens, humains et matériels.

Le Conseil International des Archives a commencé à proposer au grand public des cours en ligne. Le premier porte sur l’organisation des archives familiales. Celles-ci sont importantes non seulement pour les familles, mais aussi pour tracer l’évolution d’une société et d’un pays à travers la cellule familiale. Nous travaillons sur ce sujet en parteneriat avec la Fédération Française de Généalogie »

Du lundi 8 au dimanche 14 juin 2020 se tient la Semaine Internationale des Archives ? En quoi cet événement est important pour vous ? Quels retours espérez-vous ? Quand et pourquoi a-t-il été créé ?

« Chaque année, le 9 juin, a lieu la Journée Internationale des Archives. Mais une journée ne suffit pas pour aborder les thématiques et les enjeux liés aux archives et à la profession. Le Conseil International des Archives a donc décidé de rétablir l’année dernière la Semaine Internationale des Archives.

Pour cette édition 2020, nous abordons un thème par jour. Lundi, nous lançons la Semaine Internationale des Archives. Avec l’INA (Institut National de l’Audiovisuel), ses étudiants et ses chercheurs, nous organisons un webinaire sur les archives audiovisuelles et numérique  pour comprendre leur organisation et la manière de les utiliser, ainsi qu’un retour d’expérience sur le data sprint organisé à l’Inathèque en décembre 2019. La journée de mardi sera dédiée aux objectifs de développement durable. Nous avons également une campagne internationale sur les réseaux sociaux, intitulée « #UneArchiveCest ». Il s’agit de demander à tout le monde, archivistes, chercheurs, grand public, ce que les archives représentent pour eux. Mercredi, en partenariat avec le DPC (Digital Preservation Coalition), qui est une organisation dédiée à la préservation des documents numériques, nous proposons un webinaire intitulé « Ce que j’aimerais savoir sur la conservation numérique ». Le jeudi, nous aborderons les questions de la vérité et de la preuve, un enjeu de taille dans une ère de de désinformation et de menaces de cybersécurité. Le vendredi, en collaboration avec l’ICOMOS (Conseil International des Monuments et des Sites) et l’IFLA (Fédération Internationale des Associations et Institutions de Bibliothèques), nous nous intéresserons au changement climatique et au patrimoine documentaire, ainsi qu’à la manière dont les institutions culturelles font face à ces enjeux. Plus largement, nous nous interrogerons sur notre impact à tous sur le changement climatique et la façon dont nous pouvons le minimiser. Le samedi, nous clôturerons cette semaine en questionnant l’avenir de la profession avec les jeunes professionnels. Toutes les informations de cette semaine qui s’annonce bien chargé sont disponibles sur le site Internet du Conseil International des Archives (consultable ici).

Lors de cet événement, nous espérons toucher le grand public et l’amener à réfléchir sur ce qu’est une archive pour lui. C’est important de connaître les perceptions des personnes, dans un premier temps, pour mieux informer notre communauté et faciliter son accès à nos ressources et, dans un deuxième temps, pour lutter plus efficacement contre les préjugés  et mieux communiquer auprès du grand public sur nos missions et la valeur des archives. À l’issue de cette semaine, nous aimerions que le public prenne conscience du dynamisme et de la complexité de la profession.

Les archives sont davantage que des documents papier poussiéreux. Elles sont passionnantes, vivantes, dynamiques… Elles permettent aux gens non seulement de mieux comprendre leur histoire, leur culture et leur société, mais aussi d’assurer et de protéger leurs droits et leur bien-être. »

Renforcer les sociétés du savoir, dans le cadre de la semaine internationale des Archives, du 8 au 14 juin 2020.

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Visuels : © Conseil International des Archives.